GESTIONE DOCUMENTALE INFORMATIZZATA, FASCICOLO ELETTRONICO E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI ELETTRONICI

CONTENUTI CORSO

CODICE MEPA (per i non abbonati a FLAT e SUPERFLAT): PA360.14

DOCENTE: dott. Alfonso Pisani, Responsabile servizio di innovazione tecnologica, sistemi informativi e gestione documentale informatizzata Ente Locale – Esperto in digitalizzazione dei flussi documentali, e-procurement, fatturazione elettronica e protezione dei dati nell’ambito pubblico – Autore di libri ed articoli – Formatore PA360

DESTINATARI: In generale il modulo è di interesse di tutto il personale di una pubblica amministrazione in quanto il cambiamento indotto dalla digitalizzazione dei processi investe tutti i settori e gli uffici cambiando con ripercussioni profonde non solo normative, ma anche operative e di processo. Per tale ragione sono interessati dirigenti, funzionari, istruttori, responsabili dei procedimenti, personale addetto ai servizi ICT, personale addetto alla gestione documentale ed alla pubblicazione degli atti.

OBIETTIVI: La gestione documentale, spesso erroneamente intesa come argomento di interesse solo di operatori di protocollo ed archivisti è fondamentale per la gestione dei procedimenti amministrativi. Essa è un processo trasversale ai procedimenti e obbedisce a regole precise che vanno condivise tra tutti i dipendenti che producono o trattano documenti amministrativi a qualunque titolo. Il concetto e gli approfondimenti sul fascicolo informatico sono di vitale importanza nei procedimenti in quanto non si può gestire correttamente un procedimento amministrativo senza una corretta produzione, gestione e tenuta dei fascicoli. Allo stesso tempo il concetto di fascicolo è fondamentale anche per la gestione del personale e per la gestione dei repertori e serie archivistiche. Nel presente modulo vengono dettagliati i concetti in maniera pratica ed esaustiva al fine di fornire i fattori abilitanti al cambiamento.

PROGRAMMA:

LA GESTIONE DOCUMENTALE INFORMATIZZATA

Sistema di gestione documentale: cos’è e perché è obbligatorio e fondamentale
Le aree organizzative omogenee
La registrazione di protocollo, il nucleo minimo
Immodificabilità e tracciamento delle operazioni
La segnatura e i registri particolari
Lo smistamento, le scrivanie virtuali e il flusso documentale degli atti nel procedimento amministrativo
Il Responsabile ed il Coordinatore della gestione documentale: ruoli e competenze
Il manuale di gestione analisi granulare del contenuto
Il piano di classificazione
La metadatazione
Casi particolari di protocollazione
Il registro giornaliero di protocollo: realizzazione, prassi e linee guida
La sicurezza del sistema di gestione documentale
Il registro di emergenza quando si usa e come
La profilazione degli accessi
La gestione delle autorizzazioni e dei permessi

IL FASCICOLO ELETTRONICO E LA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI ELETTRONICI

Il fascicolo elettronico: concetti e normativa vigente
L’uso del fascicolo nei procedimenti
Il fascicolo elettronico nel codice dell’amministrazione digitale e normativa derivata
Il fascicolo ibrido cartaceo-informatico
La conservazione elettronica dei fascicoli e dei documenti
La conservazione non è un mero backup: aspetti giuridici e tecnologici
Il manuale della conservazione
Il Responsabile della Conservazione
Il modello organizzativo
Il riversamento, la conservazione sostitutiva
La conservazione in house ed in outsourcing
L’accreditamento dei fornitori
Il cloud e la conservazione

DOMANDE FREQUENTI

Qual è veramente il valore della protocollazione da un punto di vista giuridico? Un documento non protocollato non esiste?
Come si organizza un sistema di gestione documentale?
Bisogna veramente protocollare tutti i documenti?
Come ci si comporta con le lettere anonime?
Perché bisogna profilare le utenze di accesso?
Come posso protocollare un documento firmato senza alterare il documento?
Perché tutti i dipendenti devono conoscere il manuale di gestione?
All’atto pratico i dipendenti cosa debbono applicare del manuale di conservazione?
Come si protocollano i documenti informatici?
Quando posso annullare una registrazione di protocollo e qual è la procedura corretta da seguire?
Perché debbo produrre il registro giornaliero di protocollo?
Perché debbo inviare quotidianamente il registro giornaliero di protocollo in conservazione?
Cos’è il fascicolo informatico e perché è la chiave di volta nei processi di digitalizzazione?
Come si gestiscono i fascicoli ibridi cartaceo-informatici?
Qual è il valore legale della conservazione?
Perché è importante il manuale di conservazione?
Se si conservano i documenti in outsourcing chi è responsabile di cosa?

A tutte queste domande ed a tante altre il modulo fornisce risposte esaustive ed esempi concreti.
L’approccio metodologico, prescindendo da mere dissertazioni teoriche, si preoccupa di analizzare gli impatti dal punto di vista prettamente operativo all’interno di una Pubblica Amministrazione.
La partecipazione al corso consentirà di scoprire come tanti obblighi normativi possono diventare addirittura un’opportunità per le P.A. di ottimizzare i processi, migliorando i risultati e riducendo i costi.


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